• Michele Neuland

Lean Coffee

Aktualisiert: 27. Okt 2020

Lean Coffee

Lean Coffee ist ein Format für ein agenda-loses, selbstorganisiertes Meeting-Format ohne Teilnahmeverpflichtung. Die Teilnehmer bestimmen die Tagesordnung selbst durch die Themen, die sie einbringen. Jeder kann einfach mit einem Aushang und einer übergeordneten Fragestellung einladen.

Das Prinzip der Freiwilligkeit sorgt dafür, dass die richtigen Leute anwesend sind, da nur diejenigen kommen, denen der angekündigte Gesprächsgegenstand wirklich wichtig ist. Um möglichst viele Themen besprechen zu können, wird die Zeit pro Thema limitiert.


Wichtig ist, dass jede Gruppe oder Organisation experimentiert und ausprobiert, was für sie am besten passt. Dies bezieht alle Gestaltungselemente von Lean Coffee ein: die Frequenz, die Diskussionszeit, das Priorisierungsverfahren etc.

Lean Coffee unterscheidet sich von anderen Meetings dadurch, dass

  • die Teilnahme freiwillig ist,

  • die Teilnehmer wichtige und dringende Fragen einbringen und somit selbst gestalten können,

  • die Diskussionen durch das Timboxing fokussiert stattfinden,

  • die Themen nach Priorisierung besprochen werden,

  • es ein hierarchie-freies Meeting ist,

  • es klare, gemeinsam definierte Regeln (Priorisierung, Zeit pro Thema,..) gibt.


Wo kommt das Lean Coffee her?

Das erste öffentliche Lean Coffee wurde von Jeremy Lightsmith und Jim Bensen, zwei amerikanischen Agile Coaches, 2009 in Seattle, USA durchgeführt. Die Idee geht auf die Prinzipien des Lean Thinking zurück – mit Eigenverantwortung und Wissensaustausch – in einer Coffee Shop Atmosphäre.

Empfohlene Dauer?

Für Lean Coffee gibt es keine Zeitvorgaben oder -empfehlungen, üblich ist eine Dauer von 1 bis 1,5h.


Wie funktioniert Lean Coffee?

  • Derjenige, der einlädt, veröffentlicht einen Aushang an einem oft frequentierten Ort – bspw. am Schwarzen Brett, im Intranet etc. – mit Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer des Treffens sowie einer Fragestellung, damit Interessenten abwägen können, ob sie Interesse an der Mitwirkung haben.



  • Vorbereitung: Vor Beginn des Treffens wird auf einer Pinwand oder einem Whiteboard eine Tabelle/Kanban-Board,bestehend aus drei Spalten, vorbereitet: „zu diskutieren“, „in Diskussion“ und „diskutiert“. Die einzelnen Spalten bedeuten dabei:

zu diskutieren: Hier werden alle Themen gesammelt, die besprochen werden sollen,

in Diskussion: Hier wird das aktuell besprochene Thema angezeigt,

diskutiert: Hier werden die Themen gesammelt, die bereits besprochen wurden.

  • Der Einladende eröffnet das Lean Coffee und fragt die Anwesenden, ob jemand die Moderation für das Meeting übernehmen möchte. Andernfalls übernimmt er dies.

  • Fragen werden gesammelt: Jeder Teilnehmer notiert seine persönlichen Fragen auf Moderationskarten oder Post-its. Wer keine Fragen hat, braucht auch keine Karten zu beschriften. Die Teilnehmer hängen ihre Beiträge sichtbar in der Spalte „zu diskutieren“ auf. Es gibt keine Begrenzung der Beiträge. Das Sammeln ist schnell abgeschlossen. Sollte später noch eine Frage auftauchen, wird sie hinzugefügt und am Ende des Lean Coffee bearbeitet. Im Anschluss an das Sammeln bittet der Moderator jeden Themen-Anbieter seine Frage mit 1-2 Sätzen kurz zu erläutern.

  • Die Themen werden priorisiert: Die Priorisierung der zu besprechenden Fragestellungen erfolgt mit einer Mehr-Punkt-Frage. Dazu erhält jeder Teilnehmer Klebe-Punkte, die er nach Wichtigkeit vergeben kann. Er darf max. 2 Punkte auf ein Thema kumulieren. Die Anzahl der Punkte wird wie folgt berechnet: Anzahl der Fragen geteilt durch 2 – aber max. 8 Punkte. Die Teilnehmer müssen nicht alle erhaltenen Punkte verteilen. Alternativ zu den Aufklebern können auch Striche mit Stiften gemacht werden.

  • Reihenfolge bestimmen: Die Themen werden anschließend nach absteigender Punktanzahl sortiert. Es wird mit dem Thema begonnen, das die meisten Punkte und damit das höchste Interesse hat.

  • Dauer pro Fragestellung bestimmen: Die Gruppe bestimmt eine Timebox, also die Dauer einer Diskussion pro Thema. Nach diesen, z.B. 5 oder 10 Minuten, wird das nächste Thema gestartet. Wer mit seinem Thema schneller fertig wird, kann dieses vorzeitig beenden und so Themen mit niedriger Priorität Zeit schenken.

  • Die Diskussion zum ersten Thema beginnt: Der Moderator verschiebt die erste Moderationskarte in die Spalte „in Diskussion“. Der Teilnehmer, der dieses Thema einbrachte, stellt es in wenigen Sätzen noch einmal kurz vor. Er ist auch für den Umgang mit den Ergebnissen verantwortlich. Die Diskussion beginnt.

  • Zeiteinhaltung: Der Moderator achtet auf die Einhaltung der Timebox. Nach Ablauf der festgelegten Diskussionszeit lässt der Moderator die Gruppe abstimmen, ob sie dieses Thema weiter diskutieren möchte oder das nächste Thema an die Reihe kommen soll. Die Abstimmung kann einfach per Handzeichen oder mittels „Daumen-hoch“ bzw. „Daumen-runter“ erfolgen:

Daumen hoch“: Ich will dieses Thema weiter diskutieren

Daumen nach unten: Für mich ist das Thema ausdiskutiert, ich will ein neues Thema diskutieren.

  • Im Vorfeld sollte die Gruppe sich einigen, ob es einen Mehrheitsentscheid oder einen Veto-Entscheid geben soll:

Mehrheitsentscheid: Die einfache Mehrheit der Handzeichen entscheidet.

Veto-Entscheid: Sobald auch nur ein „Daumen nach unten“ gezeigt wird, wird dies als Veto interpretiert und das nächste Thema gestartet.

  • Verlängerung der Diskussion: Wird das Thema weiter diskutiert, sollte eine kürzere Timebox (z.B. nur 3 Minuten) dafür zur Verfügung stehen. Nach Ablauf der Verlängerung wird wieder abgestimmt. Besteht dann immer noch Diskussionsbedarf, ist dieses Thema den Teilnehmern offenbar so wichtig, dass sich ein extra Meeting lohnt, in dem es komplett ausdiskutiert wird. Der Teilnehmer, der dieses Thema eingebracht hat, wird ein extra Meeting dazu ansetzen. Die Moderationskarte wird in eine neue Spalte „separates Meeting“ verschoben.

  • Neue Fragestellung: Der Moderator schiebt die zweite Karte in die Spalte „in Diskussion“ und diese startet.

  • Liste wurde nicht abgearbeitet: Sollten nach Ablauf des Meetings noch hoch priorisierte Themen übrig sein, kann dies eine gute Motivation für weitere Lean Coffees sein. Die Teilnehmer können, die nicht besprochenen Themen beim nächsten Treffen nochmals zur Diskussion stellen.

Wieviele Teilnehmer sind ideal für ein Lean Coffee?

Das Lean Coffee ist am besten für kleine bis mittlere Gruppen geeignet – zw. 3 und 12 Personen.

Welche Hilfsmittel brauche ich?

  • Meeting-Timer: Stopp-Uhr, Smartphone-App oder Timebox.

  • Ausreichende Anzahl von Moderationskarten, Haftnotizen oder selbstklebenden Karten und dafür geeignete Stifte

  • Moderationsfläche (Pinwand, Whiteboard, Flip-Chart oder eine Tischfläche bzw. leere Wand)

  • Klebepunkte zur Priorisierung (8 pro Teilnehmer/-in)

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